Déclaration de confidentialité

1. Qui traite vos données

KVK Uittreksel Aanvragen est un nom commercial de Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, Pays-Bas, immatriculée au registre du commerce néerlandais sous le numéro 14093828. Ecrivus International V.O.F. est le responsable du traitement des données traitées via kvkuittrekselaanvragen.nl.

Pour toute question sur vos données, vous pouvez nous joindre à info@kvkuittrekselaanvragen.nl.

Vous pouvez aussi nous appeler au 085-226 0536.

Nous n'avons pas de délégué à la protection des données. Nous n'y sommes pas tenus : nous ne sommes pas une autorité publique et nous n'observons pas les personnes de manière systématique à grande échelle.

2. Quelles données nous traitons

De vous, en tant que personne qui commande

Votre adresse électronique. Elle nous est nécessaire, car la chambre de commerce envoie l'extrait certifié directement à cette adresse.
Votre adresse postale, uniquement si vous commandez un extrait papier : nom, le cas échéant raison sociale, adresse, code postal, localité et pays.
Vos nom et adresse ou votre numéro au registre du commerce, si une facture complète est nécessaire.
Le moment où vous avez sollicité la livraison immédiate et renoncé à votre droit de rétractation, ainsi que l'adresse IP et le navigateur utilisés. Du navigateur, nous conservons la description qu'il transmet lui-même (le user agent) : marque, version et système d'exploitation.
Le contenu de vos échanges avec nous par courriel ou par téléphone, et les notes que nous prenons à ce sujet dans votre commande.

Sur l'entreprise que vous consultez

Les données publiques du registre du commerce : nom, adresse, numéro au registre du commerce et numéro d'établissement. Nous les obtenons auprès de la chambre de commerce. S'il s'agit d'une entreprise individuelle, ce sont aussi des données à caractère personnel.

Sur votre commande

Numéro de commande, produits choisis, quantité, langue du document, montants, l'état de la livraison et le numéro de référence que la chambre de commerce attribue à la commande.
Le numéro de transaction de votre paiement chez Mollie, le moyen de paiement et l'état du paiement. Vos données de paiement elles-mêmes, telles que votre numéro de compte ou de carte, ne nous parviennent pas. Vous les saisissez chez Mollie.
Si vous payez par carte, nous conservons ce que Mollie nous communique sur ce paiement : si le paiement a été confirmé par 3-D Secure, la marque de la carte (par exemple Visa), le pays d'émission de la carte et un identifiant qui permet à Mollie de reconnaître la même carte. Cet identifiant n'est pas un numéro de carte. Nous ne conservons ni le nom figurant sur la carte ni les derniers chiffres de son numéro. Nous avons besoin de ces données comme preuve en cas de rétrofacturation d'un paiement par carte.

Techniques

Journaux du serveur avec adresse IP, moment, page demandée et type de navigateur.
En cas d'échec de la commande automatisée, nous prenons une capture de l'écran de commande. Votre adresse électronique et les données de l'entreprise peuvent y figurer.

Votre demande de rétractation

Votre nom, votre adresse électronique, le numéro ou la description de la commande, la date de réception de votre demande et le contenu de votre déclaration. Vous n’avez pas à indiquer de motif de rétractation.

3. À quelles fins nous utilisons ces données, et sur quelle base

Finalité	Données	Base
Exécuter votre commande et la passer auprès de la chambre de commerce	adresse électronique, adresse postale, données de l'entreprise, lignes de commande	exécution du contrat, art. 6, § 1, b, RGPD
Vous tenir informé et afficher la page de suivi	adresse électronique, état de la commande	exécution du contrat
Traiter votre question ou votre réclamation	coordonnées, données de commande	exécution du contrat
Facturer et tenir la comptabilité	nom ou numéro au registre du commerce, adresse, montants	obligation légale, art. 6, § 1, c, RGPD
Consigner que vous avez sollicité la livraison immédiate	moment, adresse IP, navigateur	obligation légale et preuve, art. 6, § 1, c et f, RGPD
Nous défendre en cas de rétrofacturation d'un paiement par carte	résultat 3-D Secure, marque et pays de la carte, identifiant de la carte, données de votre demande de livraison immédiate	intérêt légitime, art. 6, § 1, f, RGPD
Protéger le site contre les usages abusifs et le trafic automatisé	adresse IP, caractéristiques techniques, vérification Turnstile	intérêt légitime, art. 6, § 1, f, RGPD
Détecter et résoudre les incidents	journaux du serveur, captures d'écran en cas d'échec	intérêt légitime

Nous n'utilisons pas vos données pour établir un profil et nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.

Nous ne vous envoyons aucune publicité par courriel sans que vous l'ayez demandée. Vous ne recevez de nous que des messages liés à votre commande : la confirmation, la facture, ce qu'il advient de votre commande et la réponse à votre question.

Nous utilisons ces données pour traiter votre rétractation et en confirmer la réception, au titre de notre obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD). En cas de litige, nous utilisons aussi les données nécessaires pour défendre notre position juridique, au titre de notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

4. À qui nous communiquons vos données

La chambre de commerce et le transporteur postal. Pour l'extrait certifié numérique, nous communiquons votre adresse électronique à la chambre de commerce. Elle est responsable de ce traitement. Nous communiquons votre nom et votre adresse postale à PostNL pour la livraison de l'extrait papier sous forme de colis boîte aux lettres avec suivi.

Mollie B.V. (Amsterdam) assure le paiement. Pour les données de paiement elles-mêmes, Mollie est responsable du traitement, car un prestataire de services de paiement a ses propres obligations légales.

Sous-traitants qui travaillent pour nous

Partie	Pour quoi	Où se trouvent les données
Supabase	base de données et stockage des commandes et des documents	Francfort, Allemagne
Vercel	fonctionnement du site et de l'environnement de commande	région de Francfort
Resend	l'envoi de nos courriels	États-Unis
Microsoft 365	notre boîte aux lettres et les courriels que vous nous adressez	Union européenne
Moneybird	factures et comptabilité	Pays-Bas
Cloudflare	vérification de sécurité contre le trafic automatisé (Turnstile)	réseau mondial

Avec chacune de ces parties, nous avons conclu un contrat de sous-traitance précisant ce qu'elles peuvent faire de vos données.

Par ailleurs, nous communiquons des données lorsque la loi nous y oblige, par exemple à l'administration fiscale néerlandaise.

Nous ne vendons pas vos données et nous ne les louons pas.

5. Transferts hors de l'Espace économique européen

Resend stocke aux États-Unis les données utilisées pour envoyer nos courriels, notamment le contenu des messages et les journaux de livraison. Une région européenne d'envoi détermine d'où part le courriel ; elle ne change pas le lieu de stockage. Consultez les informations de confidentialité de Resend.

Le contrat de sous-traitance de Resend contient des clauses contractuelles types pour les transferts hors de l'Espace économique européen. Chez d'autres sous-traitants aussi, un accès depuis l'extérieur de l'EEE peut se produire, par exemple lors d'une maintenance ou de la résolution d'un incident.

Si vous souhaitez savoir précisément ce qui a été convenu, demandez-le à info@kvkuittrekselaanvragen.nl.

6. Combien de temps nous conservons vos données

Données de facturation et de comptabilité : sept ans. C'est l'obligation fiscale de conservation de l'article 52 de la loi générale néerlandaise sur les impôts d'État.
Données de commande : 24 mois. Lors du nettoyage mensuel, nous remplaçons l'adresse électronique des commandes plus anciennes par une empreinte numérique. Nous supprimons aussi l'adresse IP et les données du navigateur enregistrées lors de votre consentement, l'identifiant de la carte, l'adresse postale d'un extrait papier et les notes de nos collaborateurs sur la commande. Le résultat 3-D Secure, la marque et le pays de la carte restent attachés à la commande. Les données de facturation et de comptabilité sont conservées sept ans ; ce nettoyage ne les supprime pas.
Le lien vers votre page de suivi : 90 jours. Ensuite le lien expire.
Fichiers de documents que nous conservons pour vous et proposons par notre service : 180 jours à compter du stockage. Cela couvre nos documents, comme le Profil d’entreprise, et les documents KVK stockés, comme les comptes annuels. Après ce délai, le fichier peut être supprimé lors du nettoyage quotidien. Le traitement par lots peut retarder la suppression effective. Nous conservons l’enregistrement du document, son empreinte et les moments de téléchargement comme preuve de livraison. Un document envoyé directement par KVK par courriel et que nous ne stockons pas ne relève pas de ce nettoyage.
Journaux du serveur : 30 jours.
Captures d'écran d'une commande en échec : 30 jours. Elles existent pour résoudre un incident et sont supprimées ensuite.
Courriels dans notre boîte aux lettres : 24 mois. Si une réclamation ou un litige est en cours, nous conservons cette correspondance jusqu'au règlement de l'affaire.
Demandes de rétractation : 24 mois après réception. Si le traitement, une réclamation ou un litige reste en cours, nous conservons les données nécessaires plus longtemps, jusqu’à la clôture de cette affaire.

7. Vos droits

Vous avez le droit :

de consulter les données que nous détenons sur vous ;
de faire rectifier des données inexactes ;
de faire effacer des données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver ;
de faire limiter le traitement ;
de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
de recevoir vos données dans un format couramment utilisé ou de les faire transmettre.

Adressez votre demande à info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Nous répondons dans un délai d'un mois. Pour éviter de communiquer des données à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander votre numéro de commande ou l'adresse électronique avec laquelle vous avez commandé.

Si l'extrait comporte des données inexactes sur votre entreprise, nous ne pouvons pas les modifier. Ces données proviennent du registre du commerce et vous les modifiez auprès de la chambre de commerce.

Si vous êtes en désaccord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données : Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ La Haye, Pays-Bas.

8. Comment nous protégeons vos données

Tout le trafic avec notre site est chiffré via https.
Le lien vers votre page de suivi est signé et sa durée de vie est limitée. Notre base de données ne contient qu'une représentation chiffrée de ce lien, et non le lien lui-même.
Il n'y a ni compte client ni mot de passe : il n'y a donc chez nous aucun mot de passe à dérober.
L'ordinateur qui passe votre commande auprès de la chambre de commerce dispose de son propre accès restreint à la base de données et n'atteint pas tout.
Seules les personnes qui traitent les commandes y ont accès.

9. Cookies

Nous n'utilisons pas de cookies de suivi et n'affichons donc aucune fenêtre de consentement. Ce qui est enregistré sur votre appareil figure dans notre politique en matière de cookies.

10. Modifications

Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre offre ou notre manière de travailler change. La version en vigueur est toujours publiée sur kvkuittrekselaanvragen.nl.

Version du 5 octobre 2026.