1. Que doit prouver le document ?
Si une banque demande une preuve de l’immatriculation actuelle et des pouvoirs de signature, un extrait récent est indiqué. Un donneur d’ordre peut simplement vouloir vérifier le numéro KVK et le nom pour son dossier. Un appel d’offres peut imposer d’autres justificatifs. Lisez les termes exacts de la demande : porte-t-elle sur l’immatriculation, la représentation, les chiffres financiers ou d’anciennes modifications ? Les comptes annuels concernent un exercice ; l’historique du registre présente les anciennes données. Aucun des deux ne remplace automatiquement un extrait récent.
2. Doit-il être certifié ?
La KVK propose une consultation en ligne de données non certifiées et des extraits certifiés pour fournir une preuve. Notre Profil d’entreprise est un aperçu que nous produisons sans sceau KVK. Demandez donc explicitement si le destinataire exige un extrait certifié par la KVK. Si oui, ne choisissez pas seulement selon le prix le plus bas ou la quantité d’informations. Un aperçu plus détaillé sans sceau ne satisfait pas cette exigence. Lisez aussi la différence entre documents certifiés et non certifiés.
3. Format numérique ou original papier ?
Un extrait certifié numériquement est un PDF doté d’un sceau électronique vérifiable. Transmettez le fichier original sans modification pour permettre au destinataire de vérifier sa provenance et son intégrité. Son impression ne constitue pas un original papier délivré par la KVK. Si le destinataire exige expressément du papier, commandez un extrait papier original. À l’étranger, il peut aussi imposer des exigences de traduction ou de légalisation ; ne les déduisez pas de la langue de sa demande.
4. Quelle langue et quelle date de délivrance ?
La KVK propose des extraits certifiés en néerlandais ou partiellement en anglais. Tous les champs ne sont pas traduits. Un extrait en anglais n’est donc pas automatiquement accepté par toutes les autorités étrangères. Demandez quelle langue est exigée pour le dossier et quelle ancienneté maximale sera admise à la date de remise. L’extrait montre l’immatriculation au moment de la demande. Le sceau électronique peut rester valable alors que les données de l’entreprise changent ou que le destinataire exige une date d’émission plus récente. Commandez assez près de la date de remise, tout en prévoyant du temps pour une éventuelle livraison sur papier.
5. Quelle entité doit être mentionnée ?
Un nom commercial sur un formulaire ne suffit pas toujours à trouver la bonne immatriculation. Vérifiez le numéro KVK et l’entreprise ou la personne morale concernée. Un groupe peut comprendre plusieurs entités ; un extrait de la société mère ne prouve pas nécessairement les données d’une filiale. Si l’entreprise a plusieurs établissements, le numéro d’établissement peut aussi compter. En cas de doute, envoyez au destinataire le nom et le numéro trouvés et demandez-lui de confirmer l’immatriculation attendue dans son dossier.
Consignez les réponses avant de commander
Demandez de préférence au destinataire, par écrit, de confirmer le type de document, le sceau, le mode de livraison, la langue, l’ancienneté maximale et la bonne entité. Un court message avec ces six points est plus utile que « Quel extrait dois-je acheter ? ». Vous pourrez ensuite consulter les informations sur le produit et son prix total pour un extrait certifié numériquement. La décision finale d’accepter le document appartient au destinataire ; nous ne pouvons pas fixer ses exigences à sa place.
Envoyez ces questions au destinataire
- Quelle information souhaitez-vous vérifier : l’immatriculation, le pouvoir de signature, les chiffres financiers ou l’historique ?
- Le document doit-il être certifié par la KVK ?
- Acceptez-vous le PDF numérique original ou exigez-vous un extrait original sur papier ?
- Quelle langue et quelle ancienneté maximale du document acceptez-vous à la date de dépôt de votre dossier ?
- De quelle personne morale ou succursale avez-vous besoin d’une preuve (nom et numéro KVK) ?
- Une traduction ou une légalisation supplémentaire est-elle nécessaire pour une utilisation à l’étranger ?
Sources et vérification
Contenu vérifié le . La disponibilité peut varier selon l'entreprise.