Où arrive l’e-mail ?
La KVK envoie l’extrait à l’adresse e-mail indiquée pour la livraison. Vérifiez donc chaque caractère de cette adresse lors de la commande. Utilisez de préférence une boîte à laquelle vous pourrez encore accéder plus tard. Une confirmation de paiement ou le suivi de commande ne remplace pas l’e-mail de la KVK qui contient le document certifié. Si votre commande comprend plusieurs produits, les autres fichiers peuvent être livrés par un autre canal.
Combien de temps faut-il attendre ?
La KVK envoie un extrait numérique après avoir traité sa commande. Dans notre parcours, cette étape ne commence qu’après le paiement et le traitement de votre commande. Le délai de livraison de la KVK ne commence donc pas dès que vous quittez notre page de paiement. Vérifiez entre-temps votre boîte de réception et le dossier des courriers indésirables. Conservez les références de votre commande pour que nous puissions retrouver la demande si l’e-mail n’arrive pas.
Que faire si la pièce jointe manque ?
Ouvrez d’abord l’e-mail complet et vérifiez si votre messagerie masque la pièce jointe. Si elle n’apparaît pas, la KVK conseille de vous transférer l’e-mail reçu, puis d’enregistrer le fichier. Utilisez un lecteur PDF si l’aperçu rapide ne montre rien. Si vous ne trouvez pas l’e-mail de la KVK, vérifiez aussi le courrier indésirable et les filtres de votre boîte professionnelle.
Comment conserver l’original ?
Enregistrez le PDF reçu sans le modifier. Donnez-lui un nom reconnaissable ou rangez-le dans un dossier indiquant le numéro KVK et la date d’émission ; il n’est pas nécessaire de changer le contenu du fichier. Vous pouvez aussi conserver l’e-mail de la KVK. Une capture d’écran, un PDF recréé ou une impression papier ne remplace pas le fichier original certifié. Faites une sauvegarde ordinaire si vous risquez d’en avoir besoin plus tard.
Comment transmettre l’extrait ?
Demandez au destinataire s’il accepte un extrait certifié numériquement. Si oui, transmettez l’e-mail de la KVK ou le PDF inchangé par voie numérique. Il pourra vérifier le sceau électronique dans un lecteur PDF adapté. N’imprimez pas le fichier pour l’utiliser comme preuve : le sceau numérique n’est pas vérifiable sur papier. Si le destinataire exige un original papier, commandez cette forme de livraison.
Que faire si vous n’avez toujours rien reçu ?
Assurez-vous d’abord de consulter la bonne boîte e-mail et la bonne commande. Contactez-nous ensuite via la page Aide pour votre commande en indiquant votre numéro de commande et l’adresse e-mail utilisée. Nous pourrons ainsi vérifier l’état de votre demande. Ne passez pas immédiatement une deuxième commande payante sur notre site : vous risqueriez de commander deux fois le même document.
Après réception : quatre vérifications rapides
- Ouvrez l’e-mail de la KVK et vérifiez que le PDF est joint.
- Comparez le nom de l’entreprise, le numéro KVK et la date de délivrance avec votre demande.
- Conservez le PDF original sans le modifier ainsi que l’e-mail.
- Demandez au destinataire s’il accepte un fichier numérique et transmettez-lui ce fichier sous forme numérique.
Sources et vérification
Contenu vérifié le . La disponibilité peut varier selon l'entreprise.