Pourquoi n’y a-t-il pas de durée de validité générale ?
La KVK certifie les données au moment où elle délivre l’extrait. Un changement d’adresse ultérieur, un nouvel administrateur ou une autre inscription ne modifie pas le document déjà délivré. L’ancien extrait reste une preuve de ce qui était inscrit à cette date, mais peut être trop ancien pour une nouvelle vérification. Tenez donc compte de la date d’émission et de l’usage prévu par le destinataire.
Qui décide de l’ancienneté maximale acceptée ?
Le destinataire décide de l’ancienneté maximale qu’il accepte. Une banque, un donneur d’ordre ou une administration étrangère peut appliquer son propre délai. « Moins de trois mois » n’est pas une règle générale de la KVK. Même si vous avez déjà fourni un extrait à la même organisation, vérifiez à nouveau ses exigences pour cette demande. Demandez le délai en jours ou en mois, ainsi que son point de départ.
Quel est le meilleur moment pour commander ?
Commandez à une date proche de celle où vous devrez remettre le document. Prévoyez cependant du temps pour vos propres vérifications et pour d’éventuelles questions du destinataire. Si vous ne connaissez pas encore la date de dépôt, notez d’abord le numéro KVK et les exigences concernant le document. C’est plus utile que d’acheter tout de suite un extrait qui risque ensuite d’être trop ancien.
Le sceau numérique reste-t-il valide ?
Selon la KVK, le sceau électronique d’un extrait KVK certifié numériquement est valable sans limite de durée. Il permet de vérifier l’origine du document et l’intégrité de son contenu, pas l’actualité des données de l’entreprise. Le destinataire peut donc demander un nouvel extrait alors que le sceau du PDF existant reste valable. Conservez le fichier original pour pouvoir le vérifier plus tard.
Que faire si les données ont changé depuis ?
Avant de commander à nouveau, vérifiez si la modification figure désormais au registre du commerce. Un nouvel extrait montre les données inscrites à sa nouvelle date d’émission. Si vous devez prouver l’identité d’un administrateur, une adresse ou un nom commercial, assurez-vous que cette donnée précise apparaît. L’extrait d’un établissement secondaire peut, par exemple, contenir d’autres informations que celui de l’établissement principal.
Quelle version convient au destinataire ?
Demandez également si le destinataire accepte un fichier certifié numériquement ou exige un original papier. L’impression d’un PDF certifié numériquement ne remplace pas un original papier : son sceau numérique ne peut pas être vérifié sur papier. Vérifiez aussi la langue du document. Le choix entre le néerlandais et l’anglais est indépendant de l’ancienneté exigée.
Veuillez vérifier ceci avant de passer votre commande
- Quelle ancienneté maximale le destinataire accepte-t-il et à quelle date devez-vous remettre le document ?
- Faut-il un extrait certifié numériquement ou un original sur papier ?
- De quelle langue et de quelle immatriculation ou succursale le destinataire a-t-il besoin ?
- Les données que vous souhaitez prouver figurent-elles déjà au Registre du commerce ?
Sources et vérification
Contenu vérifié le . La disponibilité peut varier selon l'entreprise.