Privacyverklaring

1. Wie verwerkt uw gegevens

KVK Uittreksel Aanvragen is een handelsnaam van Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 14093828. Ecrivus International V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via kvkuittrekselaanvragen.nl worden verwerkt.

U bereikt ons voor vragen over uw gegevens op info@kvkuittrekselaanvragen.nl.

Bellen kan ook, op 085-226 0536.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Wij zijn daartoe niet verplicht: wij zijn geen overheidsinstantie en wij volgen mensen niet stelselmatig op grote schaal.

2. Welke gegevens wij verwerken

Van u als besteller

Uw e-mailadres. Dat hebben wij nodig, want de Kamer van Koophandel stuurt het gewaarmerkte uittreksel rechtstreeks naar dat adres.
Uw postadres, alleen als u een papieren uittreksel bestelt: naam, eventueel bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en land.
Uw naam en adres of uw KVK-nummer, als er een volledige factuur nodig is.
Wanneer u om directe levering hebt verzocht en afstand hebt gedaan van uw herroepingsrecht, vanaf welk IP-adres en met welke browser. Van die browser bewaren wij de omschrijving die hij zelf meestuurt (de user-agent): merk, versie en besturingssysteem.
De inhoud van uw e-mail of telefonisch contact met ons, en de aantekeningen die wij daarover bij uw bestelling maken.

Over het bedrijf dat u opvraagt

De gegevens die in het Handelsregister openbaar zijn: naam, adres, KVK-nummer en vestigingsnummer. Die halen wij op bij de Kamer van Koophandel. Gaat het om een eenmanszaak, dan zijn dat ook persoonsgegevens.

Over uw bestelling

Ordernummer, gekozen producten, aantal, taal van het document, bedragen, de status van de levering en het referentienummer dat de Kamer van Koophandel aan de bestelling geeft.
Het transactienummer van uw betaling bij Mollie, de betaalmethode en de betaalstatus. Uw betaalgegevens zelf, zoals uw rekeningnummer of kaartnummer, komen niet bij ons binnen. Die vult u in bij Mollie.
Betaalt u met een kaart, dan bewaren wij wat Mollie ons over die betaling meldt: of de betaling met 3-D Secure is bevestigd, het kaartmerk (bijvoorbeeld Visa), het land waar de kaart is uitgegeven en een kenmerk waarmee Mollie dezelfde kaart herkent. Dat kenmerk is geen kaartnummer. De naam op de kaart en de laatste cijfers van het kaartnummer bewaren wij niet. Wij hebben deze gegevens nodig als bewijs wanneer een kaartbetaling wordt teruggeboekt.

Technisch

Serverlogboeken met IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsertype.
Bij een fout in de geautomatiseerde bestelling maken wij een schermafdruk van het bestelscherm. Daarop kunnen uw e-mailadres en de bedrijfsgegevens staan.

Over uw herroepingsverzoek

Uw naam, e-mailadres, ordernummer of omschrijving van de bestelling, de datum van ontvangst van uw verzoek en de inhoud van uw verklaring. U hoeft geen reden voor herroeping te geven.

3. Waarvoor wij die gegevens gebruiken, en op welke grond

Doel	Gegevens	Grondslag
Uw bestelling uitvoeren en bij de Kamer van Koophandel plaatsen	e-mailadres, postadres, bedrijfsgegevens, orderregels	uitvoering van de overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG
U op de hoogte houden en de statuspagina tonen	e-mailadres, orderstatus	uitvoering van de overeenkomst
Uw vraag of klacht behandelen	contactgegevens, ordergegevens	uitvoering van de overeenkomst
Factureren en de administratie voeren	naam of KVK-nummer, adres, bedragen	wettelijke plicht, art. 6 lid 1 sub c AVG
Vastleggen dat u om directe levering hebt verzocht	tijdstip, IP-adres, browsertype	wettelijke plicht en bewijspositie, art. 6 lid 1 sub c en sub f AVG
Ons verweer als een kaartbetaling wordt teruggeboekt	uitslag van 3-D Secure, kaartmerk, land van de kaart, kaartkenmerk, gegevens van uw verzoek om directe levering	gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG
De site beveiligen tegen misbruik en geautomatiseerd verkeer	IP-adres, technische kenmerken, Turnstile-controle	gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG
Storingen opsporen en oplossen	serverlogboeken, schermafdrukken bij fouten	gerechtvaardigd belang

Wij gebruiken uw gegevens niet om u te profileren en wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.

Wij sturen u geen reclame per e-mail zonder dat u daarom hebt gevraagd. U ontvangt van ons alleen berichten die bij uw bestelling horen: de bevestiging, de factuur, wat er met uw bestelling gebeurt en het antwoord op uw vraag.

Wij gebruiken deze verzoekgegevens om uw herroeping af te handelen en de ontvangst te bevestigen, op grond van onze wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG). Als een geschil ontstaat, gebruiken wij de noodzakelijke gegevens ook om onze rechtspositie te onderbouwen, op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

4. Aan wie wij uw gegevens doorgeven

De Kamer van Koophandel en de postvervoerder. Voor het digitale gewaarmerkte uittreksel geven wij uw e-mailadres door aan de Kamer van Koophandel. Zij is voor die verwerking een eigen verwerkingsverantwoordelijke. Voor de bezorging van het papieren uittreksel als brievenbuspakje met track & trace geven wij uw naam en postadres door aan PostNL.

Mollie B.V. (Amsterdam) verzorgt de betaling. Mollie is voor de betaalgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat een betaaldienstverlener eigen wettelijke verplichtingen heeft.

Verwerkers die voor ons werken

Partij	Waarvoor	Waar de gegevens staan
Supabase	database en opslag van bestellingen en documenten	Frankfurt, Duitsland
Vercel	het draaien van de website en de bestelomgeving	regio Frankfurt
Resend	het versturen van onze e-mail	Verenigde Staten
Microsoft 365	onze mailbox en de e-mail die u ons stuurt	Europese Unie
Moneybird	facturen en administratie	Nederland
Cloudflare	beveiligingscontrole tegen geautomatiseerd verkeer (Turnstile)	wereldwijd netwerk

Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin staat wat zij met uw gegevens mogen doen.

Verder geven wij gegevens door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Wij verkopen uw gegevens niet en wij verhuren ze niet.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Resend slaat gegevens voor het verzenden van onze e-mail op in de Verenigde Staten, waaronder berichtinhoud en afleverlogboeken. Een Europese verzendregio bepaalt vanwaar mail wordt verstuurd; zij verandert de opslaglocatie niet. Zie de privacy-informatie van Resend.

De verwerkersovereenkomst van Resend bevat modelcontractbepalingen voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Ook bij andere verwerkers kan toegang van buiten de EER voorkomen, bijvoorbeeld bij onderhoud of het oplossen van een storing.

Wilt u zien welke afspraken dat precies zijn, vraag ze dan op via info@kvkuittrekselaanvragen.nl.

6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Factuur- en boekhoudgegevens: zeven jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Bestelgegevens: 24 maanden. Bij de maandelijkse opruiming vervangen wij het e-mailadres van oudere bestellingen door een hash. Wij verwijderen ook het IP-adres en de browsergegevens bij uw toestemming, het kaartkenmerk, het postadres van een papieren uittreksel en de aantekeningen van onze medewerkers bij de bestelling. De uitslag van 3-D Secure, het kaartmerk en het land van de kaart blijven bij de bestelling staan. Factuur- en boekhoudgegevens blijven zeven jaar bewaard; deze opruiming verwijdert die niet.
De link naar uw statuspagina: 90 dagen. Daarna vervalt de link.
Documentbestanden die wij voor u opslaan en via onze dienst aanbieden: 180 dagen vanaf opslag. Dit geldt voor onze eigen documenten, zoals het Bedrijfsprofiel, en voor opgeslagen KVK-documenten, zoals jaarrekeningen. Na die termijn komt het bestand in aanmerking voor verwijdering bij de dagelijkse opruiming. Die batch kan het daadwerkelijke verwijdermoment later maken. Wij bewaren de documentregistratie, de vingerafdruk en de downloadmomenten als leveringsbewijs. Een document dat de KVK rechtstreeks aan u mailt en dat wij niet opslaan, valt niet onder deze bestandsopruiming.
Serverlogboeken: 30 dagen.
Schermafdrukken van een mislukte bestelling: 30 dagen. Zij bestaan om één storing op te lossen en gaan daarna weg.
E-mail in onze mailbox: 24 maanden. Loopt er een klacht of een geschil, dan bewaren wij die correspondentie tot de zaak is afgehandeld.
Herroepingsverzoeken: 24 maanden na ontvangst. Als de afhandeling, een klacht of een geschil nog openstaat, bewaren wij de noodzakelijke verzoekgegevens langer, totdat die zaak is afgerond.

7. Uw rechten

U hebt het recht om:

in te zien welke gegevens wij van u hebben;
gegevens te laten corrigeren als ze niet kloppen;
gegevens te laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen.

Stuur uw verzoek naar info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen om uw ordernummer of om het e-mailadres waarmee u hebt besteld.

Staan er onjuiste gegevens over uw bedrijf in het uittreksel, dan kunnen wij die niet wijzigen. Die gegevens komen uit het Handelsregister en wijzigt u bij de Kamer van Koophandel.

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Al het verkeer met onze site gaat versleuteld over https.
De link naar uw statuspagina is ondertekend en beperkt houdbaar. In onze database staat alleen een versleutelde weergave van die link, niet de link zelf.
Er is geen klantaccount en geen wachtwoord, dus er valt bij ons ook geen wachtwoord te ontvreemden.
De computer die uw bestelling bij de Kamer van Koophandel plaatst, heeft een eigen beperkte toegang tot de database en kan niet bij alles.
Toegang tot bestellingen hebben alleen de medewerkers die bestellingen afhandelen.

9. Cookies

Wij gebruiken geen volgcookies en tonen daarom geen toestemmingsvenster. Wat er wel op uw apparaat wordt opgeslagen, staat in ons cookiebeleid.

10. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als ons aanbod of onze werkwijze verandert. De geldende versie staat altijd op kvkuittrekselaanvragen.nl.

Versie van 5 oktober 2026.