Privacyverklaring
1. Wie verwerkt uw gegevens
KVK Uittreksel Aanvragen is een handelsnaam van Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 14093828. Ecrivus International V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via kvkuittrekselaanvragen.nl worden verwerkt.
U bereikt ons voor vragen over uw gegevens op info@kvkuittrekselaanvragen.nl.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Wij zijn daartoe niet verplicht: wij zijn geen overheidsinstantie en wij volgen mensen niet stelselmatig op grote schaal.
2. Welke gegevens wij verwerken
Van u als besteller
- Uw e-mailadres. Dat hebben wij nodig, want de Kamer van Koophandel stuurt het gewaarmerkte uittreksel rechtstreeks naar dat adres.
- Uw postadres, alleen als u een papieren uittreksel bestelt: naam, eventueel bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en land.
- Uw naam en adres of uw KVK-nummer, als er een volledige factuur nodig is.
- Het tijdstip en het IP-adres waarop u om directe levering hebt verzocht en afstand hebt gedaan van uw herroepingsrecht.
- De inhoud van uw e-mail of telefonisch contact met ons.
Over het bedrijf dat u opvraagt
- De gegevens die in het Handelsregister openbaar zijn: naam, adres, KVK-nummer en vestigingsnummer. Die halen wij op bij de Kamer van Koophandel. Gaat het om een eenmanszaak, dan zijn dat ook persoonsgegevens.
Over uw bestelling
- Ordernummer, gekozen producten, aantal, taal van het document, bedragen, de status van de levering en het referentienummer dat de Kamer van Koophandel aan de bestelling geeft.
- Het transactienummer van uw betaling bij Mollie, de betaalmethode en de betaalstatus. Uw betaalgegevens zelf, zoals uw rekeningnummer of kaartnummer, komen niet bij ons binnen. Die vult u in bij Mollie.
Technisch
- Serverlogboeken met IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsertype.
- Bij een fout in de geautomatiseerde bestelling maken wij een schermafdruk van het bestelscherm. Daarop kunnen uw e-mailadres en de bedrijfsgegevens staan.
3. Waarvoor wij die gegevens gebruiken, en op welke grond
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Uw bestelling uitvoeren en bij de Kamer van Koophandel plaatsen | e-mailadres, postadres, bedrijfsgegevens, orderregels | uitvoering van de overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG |
| U op de hoogte houden en de statuspagina tonen | e-mailadres, orderstatus | uitvoering van de overeenkomst |
| Uw vraag of klacht behandelen | contactgegevens, ordergegevens | uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren en de administratie voeren | naam of KVK-nummer, adres, bedragen | wettelijke plicht, art. 6 lid 1 sub c AVG |
| Vastleggen dat u om directe levering hebt verzocht | tijdstip, IP-adres | wettelijke plicht en bewijspositie, art. 6 lid 1 sub c en sub f AVG |
| De site beveiligen tegen misbruik en geautomatiseerd verkeer | IP-adres, technische kenmerken, Turnstile-controle | gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG |
| Storingen opsporen en oplossen | serverlogboeken, schermafdrukken bij fouten | gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken uw gegevens niet om u te profileren en wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.
Wij sturen u geen reclame per e-mail zonder dat u daarom hebt gevraagd. U ontvangt van ons alleen berichten die bij uw bestelling horen: de bevestiging, de factuur, wat er met uw bestelling gebeurt en het antwoord op uw vraag.
4. Aan wie wij uw gegevens doorgeven
De Kamer van Koophandel. Voor de levering geven wij uw e-mailadres door, en bij een papieren uittreksel uw postadres. De Kamer van Koophandel is voor die verwerking een eigen verwerkingsverantwoordelijke en niet onze verwerker. Zonder deze doorgifte kan de Kamer van Koophandel niet aan u leveren.
Mollie B.V. (Amsterdam) verzorgt de betaling. Mollie is voor de betaalgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat een betaaldienstverlener eigen wettelijke verplichtingen heeft.
Verwerkers die voor ons werken
| Partij | Waarvoor | Waar de gegevens staan |
|---|---|---|
| Supabase | database en opslag van bestellingen en documenten | Frankfurt, Duitsland |
| Vercel | het draaien van de website en de bestelomgeving | regio Frankfurt |
| Resend | het versturen van onze e-mail | Europese Unie |
| Microsoft 365 | onze mailbox en de e-mail die u ons stuurt | Europese Unie |
| Moneybird | facturen en administratie | Nederland |
| Cloudflare | beveiligingscontrole tegen geautomatiseerd verkeer (Turnstile) | wereldwijd netwerk |
Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin staat wat zij met uw gegevens mogen doen.
Verder geven wij gegevens door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Wij verkopen uw gegevens niet en wij verhuren ze niet.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Een aantal van onze verwerkers hoort bij een concern met vestigingen buiten die ruimte, waardoor toegang van buitenaf niet volledig is uitgesloten — bijvoorbeeld bij onderhoud of bij het oplossen van een storing.
Voor die gevallen berust de doorgifte op de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie daarvoor heeft vastgesteld, opgenomen in de verwerkersovereenkomst met die partij, en op de aanvullende maatregelen die daarin zijn afgesproken.
Wilt u zien welke afspraken dat precies zijn, vraag ze dan op via info@kvkuittrekselaanvragen.nl.
6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
- Factuur- en boekhoudgegevens: zeven jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
- Bestelgegevens: 24 maanden herleidbaar. Daarna maken wij ze onherleidbaar: uw e-mailadres wordt vervangen door een versleutelde weergave en het IP-adres wordt gewist. Wat overblijft is de bestelling zonder u erin.
- De link naar uw statuspagina: 90 dagen. Daarna vervalt de link.
- Serverlogboeken: 30 dagen.
- Schermafdrukken van een mislukte bestelling: 90 dagen. Zij bestaan om één storing op te lossen en gaan daarna weg.
- E-mail in onze mailbox: 24 maanden. Loopt er een klacht of een geschil, dan bewaren wij die correspondentie tot de zaak is afgehandeld.
7. Uw rechten
U hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens wij van u hebben;
- gegevens te laten corrigeren als ze niet kloppen;
- gegevens te laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen.
Stuur uw verzoek naar info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen om uw ordernummer of om het e-mailadres waarmee u hebt besteld.
Staan er onjuiste gegevens over uw bedrijf in het uittreksel, dan kunnen wij die niet wijzigen. Die gegevens komen uit het Handelsregister en wijzigt u bij de Kamer van Koophandel.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
8. Hoe wij uw gegevens beveiligen
- Al het verkeer met onze site gaat versleuteld over https.
- De link naar uw statuspagina is ondertekend en beperkt houdbaar. In onze database staat alleen een versleutelde weergave van die link, niet de link zelf.
- Er is geen klantaccount en geen wachtwoord, dus er valt bij ons ook geen wachtwoord te ontvreemden.
- De computer die uw bestelling bij de Kamer van Koophandel plaatst, heeft een eigen beperkte toegang tot de database en kan niet bij alles.
- Toegang tot bestellingen hebben alleen de medewerkers die bestellingen afhandelen.
9. Cookies
Wij gebruiken geen volgcookies en tonen daarom geen toestemmingsvenster. Wat er wel op uw apparaat wordt opgeslagen, staat in ons cookiebeleid.
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze dienst of onze werkwijze verandert. De geldende versie staat altijd op kvkuittrekselaanvragen.nl.
Versie van 7 september 2026.