Waar komt de mail terecht?
De KVK stuurt het uittreksel naar het e-mailadres dat voor de levering is opgegeven. Controleer daarom tijdens bestellen ieder teken van dat adres. Gebruik bij voorkeur een inbox waar u zelf bij kunt, ook later. Een betaalbevestiging of bestelstatus is niet hetzelfde als de KVK-mail met het gewaarmerkte document. Bij een bestelling met meerdere producten kunnen andere bestanden via een andere route komen.
Hoe lang moet u wachten?
De KVK verzendt een digitaal uittreksel nadat zij haar bestelling heeft verwerkt. Bij onze aanvraagroute begint die stap pas na betaling en verwerking van uw bestelling. De levertijd van de KVK begint dus niet op het moment dat u onze betaalpagina verlaat. Controleer intussen uw inbox en de mappen voor spam of ongewenste e-mail. Bewaar uw bestelgegevens, zodat wij de aanvraag kunnen terugvinden als de mail uitblijft.
Wat als de bijlage ontbreekt?
Open eerst de volledige e-mail en controleer of uw mailprogramma de bijlage verbergt. De KVK adviseert bij een onzichtbare bijlage om de ontvangen e-mail aan uzelf door te sturen en het bestand daarna op te slaan. Gebruik een pdf-lezer wanneer een snelle voorbeeldweergave niets toont. Is de hele KVK-mail weg, controleer dan ook spam en eventuele filters op uw zakelijke mailbox.
Hoe bewaart u het origineel?
Sla de ontvangen pdf op zonder hem te bewerken. Geef hem een herkenbare naam of bewaar hem in een map met het KVK-nummer en de afgiftedatum; de inhoud van het bestand hoeft daarvoor niet te veranderen. Bewaar desgewenst ook de KVK-mail. Een schermafbeelding, opnieuw gemaakte pdf of papieren afdruk is geen vervanging voor het oorspronkelijke gewaarmerkte bestand. Maak een gewone back-up als het document later opnieuw nodig kan zijn.
Hoe stuurt u het uittreksel door?
Vraag de ontvanger of hij een digitaal gewaarmerkt uittreksel accepteert. Zo ja, stuur de KVK-mail of de ongewijzigde pdf digitaal door. De ontvanger kan het elektronische zegel in een geschikte pdf-lezer controleren. Print het bestand niet als de ontvanger een digitaal gewaarmerkt KVK-document verlangt: op papier kan het digitale waarmerk niet worden geverifieerd. Vraagt de ontvanger een papieren origineel, bestel dan die levervorm.
Wat doet u als er nog steeds niets is?
Controleer eerst of u het juiste e-mailadres en de juiste bestelling bekijkt. Neem daarna contact met ons op via hulp bij uw bestelling en vermeld uw bestelnummer en het gebruikte e-mailadres. Dan kunnen wij de status van onze aanvraag onderzoeken. Plaats niet zelf meteen een tweede betaalde bestelling via onze site: dat kan tot een dubbele order leiden.
Na ontvangst: vier korte controles
- Open de KVK-mail en controleer of de pdf-bijlage zichtbaar is.
- Vergelijk bedrijfsnaam, KVK-nummer en afgiftedatum met uw aanvraag.
- Sla de oorspronkelijke pdf ongewijzigd op en bewaar de mail.
- Vraag de ontvanger of een digitaal bestand volstaat en stuur dat bestand digitaal door.
Bronnen en controle
Inhoud gecontroleerd op . Productbeschikbaarheid kan per onderneming verschillen.