1. Wat moet het document aantonen?
Vraagt een bank om de huidige inschrijving en tekenbevoegdheid, dan ligt een actueel uittreksel voor de hand. Een opdrachtgever kan voor een dossier alleen het KVK-nummer en de naam willen controleren. In een aanbesteding kunnen weer eigen eisen voor bewijsstukken staan. Lees de exacte woorden in het verzoek: gaat het om inschrijving, vertegenwoordiging, financiële cijfers of eerdere wijzigingen? Een jaarrekening beschrijft een boekjaar; handelsregisterhistorie gaat over eerdere registergegevens. Geen van beide vervangt automatisch een actueel uittreksel.
2. Moet het gewaarmerkt zijn?
De KVK biedt een niet-gewaarmerkte vorm om gegevens online in te zien en gewaarmerkte uittreksels als gewaarmerkt bewijs. Ons Bedrijfsprofiel is een eigen overzicht zonder KVK-waarmerk. Vraag daarom letterlijk of de ontvanger een door de KVK gewaarmerkt uittreksel verlangt. Als het antwoord ja is, kies dan niet op basis van alleen de laagste prijs of de hoeveelheid informatie. Een uitgebreider overzicht zonder waarmerk voldoet niet aan een verzoek om een gewaarmerkt document. Bekijk ook het verschil tussen gewaarmerkte en niet-gewaarmerkte documenten.
3. Digitaal of origineel papier?
Een digitaal gewaarmerkt uittreksel is een PDF met een controleerbaar elektronisch zegel. Stuur het oorspronkelijke bestand ongewijzigd door, zodat de ontvanger de herkomst en integriteit kan controleren. Een afdruk van die PDF is niet hetzelfde als een door de KVK afgegeven papieren exemplaar. Vraag om een origineel papieren uittreksel als de ontvanger uitdrukkelijk papier verlangt. Voor gebruik buiten Nederland kan de ontvanger daarnaast eigen eisen stellen aan vertaling of legalisatie; leid die niet af uit de taal waarin het verzoek is geschreven.
4. Welke taal en documentdatum?
De KVK biedt gewaarmerkte uittreksels in het Nederlands of gedeeltelijk in het Engels. Niet alle velden worden vertaald. Een Engelstalig uittreksel wordt daardoor niet automatisch door elke buitenlandse instantie aanvaard. Vraag welke taal het dossier vereist. Vraag ook hoe oud het document maximaal mag zijn op de dag van indiening. Het uittreksel toont de registratie op het moment van opvragen. Het elektronische zegel kan geldig blijven terwijl de bedrijfsgegevens intussen veranderen of de ontvanger een recentere afgiftedatum vraagt. Bestel daarom dicht genoeg bij de inleverdatum, maar laat tijd voor eventuele papierlevering.
5. Van welke entiteit heeft u bewijs nodig?
Een handelsnaam op een formulier is soms niet genoeg om de juiste registratie te vinden. Controleer het KVK-nummer en de rechtspersoon of onderneming waarop het verzoek betrekking heeft. Een concern kan meerdere entiteiten hebben; een uittreksel van de moedermaatschappij bewijst niet zonder meer de gegevens van een dochter. Bij meerdere vestigingen kan ook het vestigingsnummer relevant zijn. Stuur de ontvanger bij twijfel de gevonden naam en het nummer en laat bevestigen welke inschrijving het dossier moet bevatten.
Leg het antwoord vast voordat u bestelt
Vraag de ontvanger bij voorkeur schriftelijk om de documentsoort, het waarmerk, de levervorm, de taal, de maximale ouderdom en de juiste entiteit te bevestigen. Dat hoeft geen lang bericht te zijn. Een korte vraag met deze zes punten is bruikbaarder dan ‘welk uittreksel moet ik kopen?’. Voor een digitaal gewaarmerkt uittreksel kunt u daarna de productinformatie en totaalprijs bekijken. De uiteindelijke acceptatie blijft bij de ontvangende organisatie; wij kunnen haar eisen niet voor haar vaststellen.
Stuur deze vragen aan de ontvanger
- Welk gegeven wilt u bewijzen: inschrijving, tekenbevoegdheid, cijfers of historie?
- Moet het document door de KVK gewaarmerkt zijn?
- Accepteert u de originele digitale PDF of vraagt u een origineel papieren uittreksel?
- Welke documenttaal en maximale ouderdom gelden op de indieningsdatum?
- Van welke rechtspersoon of vestiging heeft u bewijs nodig (naam en KVK-nummer)?
- Zijn er voor gebruik in het buitenland aanvullende eisen aan vertaling of legalisatie?
Bronnen en controle
Inhoud gecontroleerd op . Productbeschikbaarheid kan per onderneming verschillen.