Waarom staat er geen algemene geldigheidsduur op?
De KVK waarmerkt de gegevens op het moment van afgifte. Een latere adreswijziging, nieuwe bestuurder of andere registratie past het al afgegeven document niet aan. Het oude uittreksel blijft een bewijs van wat toen geregistreerd stond, maar kan voor een nieuwe controle te oud zijn. Kijk daarom naar de afgiftedatum én naar het doel waarvoor de ontvanger het vraagt.
Wie bepaalt hoe recent het moet zijn?
De ontvangende organisatie bepaalt welke ouderdom zij accepteert. Een bank, opdrachtgever of buitenlandse instantie kan daar een eigen termijn voor hanteren. 'Niet ouder dan drie maanden' is geen algemene KVK-regel. Ook als u eerder voor dezelfde organisatie een uittreksel gebruikte, is het verstandig de eis voor deze aanvraag opnieuw te controleren. Vraag om de termijn in dagen of maanden en vanaf welk moment die wordt gerekend.
Wanneer kunt u het beste bestellen?
Bestel dicht bij het moment waarop u het document moet indienen. Houd daarbij wel ruimte voor uw eigen controle en voor een eventuele vraag van de ontvanger. Weet u de indieningsdatum nog niet, bewaar dan eerst het KVK-nummer en de documenteisen. Dat is nuttiger dan alvast een uittreksel kopen dat later buiten de gevraagde termijn valt.
Blijft het digitale waarmerk geldig?
Het elektronische zegel op een digitaal gewaarmerkt KVK-uittreksel heeft volgens de KVK een onbeperkte geldigheidsduur. Dat gaat over de controle van herkomst en ongewijzigde inhoud, niet over de actualiteit van de bedrijfsgegevens. Een ontvanger kan dus een nieuw uittreksel vragen terwijl het zegel op uw bestaande pdf nog geldig is. Bewaar het oorspronkelijke bestand als u het later wilt kunnen verifiëren.
Wat als er intussen iets is gewijzigd?
Controleer of de wijziging inmiddels in het Handelsregister staat voordat u opnieuw bestelt. Een nieuw uittreksel toont de gegevens die op dat nieuwe afgiftemoment geregistreerd zijn. Verwacht u een bestuurder, adres of handelsnaam te bewijzen, kijk dan of juist dat gegeven zichtbaar is. Een uittreksel van een nevenvestiging kan bijvoorbeeld andere informatie tonen dan een uittreksel van de hoofdvestiging.
Welke versie past bij de ontvanger?
Vraag meteen of de ontvanger een digitaal gewaarmerkt bestand accepteert, of een origineel papieren uittreksel wil. Een print van de digitaal gewaarmerkte pdf vervangt geen papieren origineel: het digitale zegel is op papier niet te controleren. Controleer ook de documenttaal. De keuze voor Nederlands of Engels staat los van de vraag hoe recent het uittreksel moet zijn.
Vraag dit na vóór uw bestelling
- Welke maximale ouderdom accepteert de ontvanger, en op welke datum moet u indienen?
- Moet het uittreksel digitaal gewaarmerkt of origineel op papier zijn?
- Welke taal en welke inschrijving of vestiging heeft de ontvanger nodig?
- Zijn de gegevens die u wilt bewijzen al in het Handelsregister verwerkt?
Bronnen en controle
Inhoud gecontroleerd op . Productbeschikbaarheid kan per onderneming verschillen.