Datenschutzerklärung

1. Wer Ihre Daten verarbeitet

KVK Uittreksel Aanvragen ist ein Handelsname von Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, Niederlande, eingetragen im niederländischen Handelsregister unter der Nummer 14093828. Ecrivus International V.O.F. ist der Verantwortliche für die Daten, die über kvkuittrekselaanvragen.nl verarbeitet werden.

Für Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie uns unter info@kvkuittrekselaanvragen.nl.

Anrufen können Sie uns unter 085-226 0536.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten. Dazu sind wir nicht verpflichtet: Wir sind keine Behörde und wir beobachten Menschen nicht systematisch in großem Umfang.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Von Ihnen als Besteller

Ihre E-Mail-Adresse. Wir brauchen sie, denn die Handelskammer sendet den beglaubigten Auszug unmittelbar an diese Adresse.
Ihre Postanschrift, nur wenn Sie einen Auszug auf Papier bestellen: Name, gegebenenfalls Firmenname, Anschrift, Postleitzahl, Ort und Land.
Ihren Namen und Ihre Anschrift oder Ihre Handelsregisternummer, wenn eine vollständige Rechnung nötig ist.
Den Zeitpunkt, zu dem Sie die sofortige Lieferung verlangt und auf Ihr Widerrufsrecht verzichtet haben, sowie die IP-Adresse und den Browser, von denen aus Sie das getan haben. Vom Browser speichern wir die Beschreibung, die er selbst mitsendet (den User-Agent): Marke, Version und Betriebssystem.
Den Inhalt Ihres E-Mail- oder Telefonkontakts mit uns und die Notizen, die wir dazu bei Ihrer Bestellung machen.

Über das Unternehmen, das Sie abrufen

Die im Handelsregister öffentlichen Daten: Name, Anschrift, Handelsregisternummer und Niederlassungsnummer. Diese holen wir bei der Handelskammer. Handelt es sich um ein Einzelunternehmen, sind das auch personenbezogene Daten.

Über Ihre Bestellung

Bestellnummer, gewählte Produkte, Anzahl, Sprache des Dokuments, Beträge, den Status der Lieferung und die Referenznummer, die die Handelskammer der Bestellung gibt.
Die Transaktionsnummer Ihrer Zahlung bei Mollie, die Zahlungsmethode und den Zahlungsstatus. Ihre Zahlungsdaten selbst, etwa Ihre Kontonummer oder Kartennummer, erreichen uns nicht. Diese geben Sie bei Mollie ein.
Zahlen Sie mit Karte, speichern wir, was Mollie uns über diese Zahlung meldet: ob die Zahlung mit 3-D Secure bestätigt wurde, die Kartenmarke (zum Beispiel Visa), das Land, in dem die Karte ausgegeben wurde, und ein Merkmal, an dem Mollie dieselbe Karte wiedererkennt. Dieses Merkmal ist keine Kartennummer. Den Namen auf der Karte und die letzten Ziffern der Kartennummer speichern wir nicht. Wir brauchen diese Daten als Nachweis, wenn eine Kartenzahlung zurückgebucht wird.

Technisch

Serverprotokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufener Seite und Browsertyp.
Bei einem Fehler in der automatisierten Bestellung erstellen wir eine Bildschirmaufnahme des Bestellbildschirms. Darauf können Ihre E-Mail-Adresse und die Unternehmensdaten stehen.

Ihr Widerruf

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Bestellnummer oder Beschreibung der Bestellung, das Eingangsdatum Ihres Widerrufs und der Inhalt Ihrer Erklärung. Sie müssen keinen Grund für den Widerruf angeben.

3. Wofür wir diese Daten nutzen, und auf welcher Grundlage

Zweck	Daten	Grundlage
Ihre Bestellung ausführen und bei der Handelskammer aufgeben	E-Mail-Adresse, Postanschrift, Unternehmensdaten, Bestellzeilen	Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Sie auf dem Laufenden halten und die Statusseite zeigen	E-Mail-Adresse, Bestellstatus	Erfüllung des Vertrags
Ihre Frage oder Beschwerde bearbeiten	Kontaktdaten, Bestelldaten	Erfüllung des Vertrags
Rechnungen stellen und die Buchhaltung führen	Name oder Handelsregisternummer, Anschrift, Beträge	rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Festhalten, dass Sie sofortige Lieferung verlangt haben	Zeitpunkt, IP-Adresse, Browsertyp	rechtliche Pflicht und Beweislage, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f
Uns verteidigen, wenn eine Kartenzahlung zurückgebucht wird	3-D-Secure-Ergebnis, Kartenmarke, Kartenland, Kartenmerkmal, Angaben zu Ihrem Verlangen nach sofortiger Lieferung	berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Die Website gegen Missbrauch und automatisierten Verkehr schützen	IP-Adresse, technische Merkmale, Turnstile-Prüfung	berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Störungen aufspüren und beheben	Serverprotokolle, Bildschirmaufnahmen bei Fehlern	berechtigtes Interesse

Wir nutzen Ihre Daten nicht, um Sie zu profilieren, und wir treffen über Sie keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen.

Wir senden Ihnen keine Werbung per E-Mail, ohne dass Sie darum gebeten haben. Von uns erhalten Sie nur Nachrichten, die zu Ihrer Bestellung gehören: die Bestätigung, die Rechnung, was mit Ihrer Bestellung geschieht und die Antwort auf Ihre Frage.

Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung Ihres Widerrufs und zur Eingangsbestätigung aufgrund unserer gesetzlichen Pflicht (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO). Bei einem Streit verwenden wir die erforderlichen Angaben auch zur Wahrung unserer Rechtsposition aufgrund unseres berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

4. An wen wir Ihre Daten weitergeben

Die Handelskammer und der Postdienstleister. Für den digitalen beglaubigten Auszug geben wir Ihre E-Mail-Adresse an die Handelskammer weiter. Sie ist für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Für die Zustellung des Papierauszugs als Briefkastenpaket mit Sendungsverfolgung geben wir Ihren Namen und Ihre Postanschrift an PostNL weiter.

Mollie B.V. (Amsterdam) wickelt die Zahlung ab. Für die Zahlungsdaten selbst ist Mollie Verantwortlicher, denn ein Zahlungsdienstleister hat eigene gesetzliche Pflichten.

Auftragsverarbeiter, die für uns arbeiten

Partei	Wofür	Wo die Daten stehen
Supabase	Datenbank und Speicherung von Bestellungen und Dokumenten	Frankfurt, Deutschland
Vercel	Betrieb der Website und der Bestellumgebung	Region Frankfurt
Resend	der Versand unserer E-Mail	Vereinigte Staaten
Microsoft 365	unser Postfach und die E-Mail, die Sie uns senden	Europäische Union
Moneybird	Rechnungen und Buchhaltung	Niederlande
Cloudflare	Sicherheitsprüfung gegen automatisierten Verkehr (Turnstile)	weltweites Netz

Mit jeder dieser Parteien haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, in dem steht, was sie mit Ihren Daten tun dürfen.

Darüber hinaus geben wir Daten weiter, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, etwa an die niederländische Steuerbehörde.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und wir vermieten sie nicht.

5. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Resend speichert Daten für den Versand unserer E-Mails in den Vereinigten Staaten, darunter Nachrichteninhalte und Zustellprotokolle. Eine europäische Versandregion bestimmt, von wo E-Mails versendet werden; sie ändert den Speicherort nicht. Siehe Resends Datenschutzinformationen.

Resends Auftragsverarbeitungsvertrag enthält Standardvertragsklauseln für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Auch bei anderen Auftragsverarbeitern kann ein Zugriff von außerhalb des EWR vorkommen, beispielsweise bei Wartung oder beim Beheben einer Störung.

Möchten Sie sehen, welche Vereinbarungen das genau sind, fordern Sie sie unter info@kvkuittrekselaanvragen.nl an.

6. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: sieben Jahre. Das ist die steuerliche Aufbewahrungspflicht aus Artikel 52 des niederländischen Abgabengesetzes.
Bestelldaten: 24 Monate. Bei der monatlichen Bereinigung ersetzen wir die E-Mail-Adresse älterer Bestellungen durch einen Hashwert. Außerdem löschen wir die IP-Adresse und die Browserdaten, die wir bei Ihrer Zustimmung gespeichert haben, das Kartenmerkmal, die Postanschrift eines Auszugs auf Papier und die Notizen unserer Mitarbeiter zur Bestellung. Das 3-D-Secure-Ergebnis, die Kartenmarke und das Kartenland bleiben bei der Bestellung. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bleiben sieben Jahre erhalten; diese Bereinigung löscht sie nicht.
Der Link zu Ihrer Statusseite: 90 Tage. Danach verfällt der Link.
Dokumentdateien, die wir für Sie speichern und über unseren Dienst bereitstellen: 180 Tage ab Speicherung. Dies gilt für eigene Dokumente wie das Unternehmensprofil und für gespeicherte KVK-Dokumente wie Jahresabschlüsse. Danach kann die Datei bei der täglichen Bereinigung gelöscht werden. Die Stapelverarbeitung kann den tatsächlichen Löschzeitpunkt verzögern. Dokumenteintrag, Fingerabdruck und Downloadzeitpunkte behalten wir als Liefernachweis. Dokumente, die KVK Ihnen direkt per E-Mail sendet und die wir nicht speichern, fallen nicht unter diese Dateibereinigung.
Serverprotokolle: 30 Tage.
Bildschirmaufnahmen einer fehlgeschlagenen Bestellung: 30 Tage. Sie bestehen, um eine Störung zu beheben, und werden danach entfernt.
E-Mail in unserem Postfach: 24 Monate. Läuft eine Beschwerde oder ein Streit, bewahren wir diese Korrespondenz auf, bis die Sache erledigt ist.
Widerrufserklärungen: 24 Monate ab Eingang. Solange die Bearbeitung, eine Beschwerde oder ein Streit offen ist, bewahren wir die erforderlichen Angaben länger auf, bis die Angelegenheit abgeschlossen ist.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

einzusehen, welche Daten wir von Ihnen haben;
Daten berichtigen zu lassen, wenn sie nicht stimmen;
Daten löschen zu lassen, soweit wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen;
die Verarbeitung einschränken zu lassen;
der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen;
Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten oder übertragen zu lassen.

Senden Sie Ihren Antrag an info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um zu verhindern, dass wir Daten an die falsche Person geben, können wir Sie nach Ihrer Bestellnummer oder nach der E-Mail-Adresse fragen, mit der Sie bestellt haben.

Stehen im Auszug unrichtige Daten über Ihr Unternehmen, können wir diese nicht ändern. Diese Daten stammen aus dem Handelsregister und ändern Sie bei der Handelskammer.

Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Niederlande.

8. Wie wir Ihre Daten schützen

Der gesamte Verkehr mit unserer Website läuft verschlüsselt über https.
Der Link zu Ihrer Statusseite ist signiert und begrenzt haltbar. In unserer Datenbank steht nur eine verschlüsselte Darstellung dieses Links, nicht der Link selbst.
Es gibt kein Kundenkonto und kein Passwort, also lässt sich bei uns auch kein Passwort entwenden.
Der Rechner, der Ihre Bestellung bei der Handelskammer aufgibt, hat einen eigenen begrenzten Zugang zur Datenbank und kommt nicht an alles heran.
Zugang zu Bestellungen haben nur die Mitarbeitenden, die Bestellungen bearbeiten.

9. Cookies

Wir verwenden keine Tracking-Cookies und zeigen daher kein Einwilligungsfenster. Was auf Ihrem Gerät gespeichert wird, steht in unserer Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder unsere Arbeitsweise ändert. Die geltende Fassung steht immer auf kvkuittrekselaanvragen.nl.

Fassung vom 5. Oktober 2026.