Warum gibt es keine allgemeine Gültigkeitsdauer?
Die KVK beglaubigt die Angaben zum Zeitpunkt der Ausstellung. Eine spätere Adressänderung, ein neuer Geschäftsführer oder eine andere Eintragung ändert das bereits ausgestellte Dokument nicht. Der alte Auszug belegt weiterhin, was damals eingetragen war, kann für eine neue Prüfung aber zu alt sein. Achten Sie deshalb sowohl auf das Ausstellungsdatum als auch auf den Zweck, für den der Empfänger den Auszug verlangt.
Wer entscheidet, wie aktuell es sein soll?
Der Empfänger bestimmt, wie alt das Dokument sein darf. Eine Bank, ein Auftraggeber oder eine ausländische Behörde kann dafür eine eigene Frist festlegen. „Nicht älter als drei Monate“ ist keine allgemeine KVK-Regel. Auch wenn Sie bei derselben Organisation bereits einen Auszug eingereicht haben, sollten Sie die Anforderung für diesen Antrag erneut prüfen. Fragen Sie nach der Frist in Tagen oder Monaten und danach, ab welchem Zeitpunkt sie berechnet wird.
Wann ist der beste Zeitpunkt zum Bestellen?
Bestellen Sie möglichst kurz vor dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Dokument einreichen müssen. Planen Sie dennoch Zeit für Ihre eigene Prüfung und mögliche Rückfragen des Empfängers ein. Wenn Sie das Einreichungsdatum noch nicht kennen, notieren Sie zunächst die KVK-Nummer und die Anforderungen an das Dokument. Das ist sinnvoller, als einen Auszug zu kaufen, der später außerhalb der verlangten Frist liegt.
Bleibt das digitale Siegel gültig?
Laut KVK ist das elektronische Siegel eines digital beglaubigten KVK-Auszugs unbegrenzt gültig. Das betrifft die Überprüfung von Herkunft und unverändertem Inhalt, nicht die Aktualität der Unternehmensdaten. Ein Empfänger kann daher einen neuen Auszug verlangen, obwohl das Siegel Ihrer vorhandenen PDF weiterhin gültig ist. Bewahren Sie die Originaldatei auf, wenn sie später überprüfbar bleiben soll.
Was ist, wenn sich in der Zwischenzeit etwas geändert hat?
Prüfen Sie vor einer erneuten Bestellung, ob die Änderung inzwischen im Handelsregister eingetragen ist. Ein neuer Auszug zeigt die Angaben, die zum neuen Ausstellungszeitpunkt registriert sind. Wenn Sie einen Geschäftsführer, eine Adresse oder einen Handelsnamen nachweisen möchten, kontrollieren Sie, ob gerade diese Angabe sichtbar ist. Ein Auszug einer Zweigniederlassung kann beispielsweise andere Informationen enthalten als ein Auszug der Hauptniederlassung.
Welche Variante passt zum Empfänger?
Fragen Sie zugleich, ob der Empfänger eine digital beglaubigte Datei akzeptiert oder ein Papieroriginal verlangt. Der Ausdruck einer digital beglaubigten PDF ersetzt kein Papieroriginal: Das digitale Siegel ist auf Papier nicht überprüfbar. Prüfen Sie auch die Dokumentsprache. Die Wahl zwischen Niederländisch und Englisch ist unabhängig davon, wie aktuell der Auszug sein muss.
Prüfen Sie dies vor der Bestellung
- Welches Höchstalter akzeptiert der Empfänger, und wann müssen Sie das Dokument einreichen?
- Soll der Auszug digital beglaubigt oder als Papieroriginal vorliegen?
- Welche Sprache und welche Eintragung oder Niederlassung benötigt der Empfänger?
- Sind die Angaben, die Sie nachweisen möchten, bereits im Handelsregister eingetragen?
Quellen und Prüfung
Inhalt geprüft am . Die Verfügbarkeit kann je nach Unternehmen variieren.