1. Was soll das Dokument belegen?
Wenn eine Bank die aktuelle Eintragung und Zeichnungsberechtigung verlangt, liegt ein aktueller Auszug nahe. Ein Auftraggeber möchte für seine Unterlagen womöglich nur KVK-Nummer und Namen prüfen. Bei einer Ausschreibung können besondere Anforderungen an Nachweise gelten. Lesen Sie den genauen Wortlaut der Anfrage: Geht es um Eintragung, Vertretung, Finanzzahlen oder frühere Änderungen? Ein Jahresabschluss beschreibt ein Geschäftsjahr; die Handelsregisterhistorie zeigt frühere Registerdaten. Keines der beiden Dokumente ersetzt automatisch einen aktuellen Auszug.
2. Muss es beglaubigt sein?
Die KVK bietet eine unbeglaubigte Online-Einsicht in Daten und beglaubigte Auszüge für den Nachweis. Unser Unternehmensprofil ist eine eigene Übersicht ohne KVK-Siegel. Fragen Sie ausdrücklich, ob der Empfänger einen von der KVK beglaubigten Auszug verlangt. Wenn ja, entscheiden Sie nicht allein anhand des niedrigsten Preises oder des Informationsumfangs. Eine ausführlichere Übersicht ohne Siegel erfüllt diese Anforderung nicht. Lesen Sie auch über den Unterschied zwischen beglaubigten und unbeglaubigten Dokumenten.
3. Digital oder als Papieroriginal?
Ein digital beglaubigter Auszug ist eine PDF mit überprüfbarem elektronischem Siegel. Leiten Sie die unveränderte Originaldatei weiter, damit der Empfänger Herkunft und Unversehrtheit prüfen kann. Ein Ausdruck dieser PDF ist kein von der KVK ausgestelltes Papieroriginal. Wenn der Empfänger ausdrücklich Papier verlangt, bestellen Sie einen originalen Papierauszug. Für die Verwendung außerhalb der Niederlande kann der Empfänger außerdem eine Übersetzung oder Legalisation fordern; leiten Sie das nicht aus der Sprache der Anfrage ab.
4. Welche Sprache und welches Ausstellungsdatum?
Die KVK bietet beglaubigte Auszüge auf Niederländisch oder teilweise auf Englisch an. Nicht alle Felder werden übersetzt. Ein englischsprachiger Auszug wird daher nicht automatisch von jeder ausländischen Behörde akzeptiert. Fragen Sie, welche Sprache für die Unterlagen erforderlich ist und wie alt das Dokument am Tag der Einreichung höchstens sein darf. Der Auszug zeigt die Eintragung zum Zeitpunkt der Anfrage. Das elektronische Siegel kann gültig bleiben, während sich die Unternehmensdaten ändern oder der Empfänger ein neueres Ausstellungsdatum verlangt. Bestellen Sie nahe am Einreichungsdatum, aber planen Sie Zeit für die Zustellung auf Papier ein.
5. Für welche Gesellschaft benötigen Sie einen Nachweis?
Ein Handelsname auf einem Formular reicht manchmal nicht aus, um die richtige Eintragung zu finden. Prüfen Sie KVK-Nummer und juristische Person oder Unternehmen, auf die sich die Anfrage bezieht. Ein Konzern kann mehrere Gesellschaften umfassen; ein Auszug der Muttergesellschaft belegt nicht automatisch die Daten einer Tochtergesellschaft. Bei mehreren Niederlassungen kann auch die Niederlassungsnummer wichtig sein. Senden Sie dem Empfänger im Zweifel den gefundenen Namen und die Nummer und lassen Sie bestätigen, welche Eintragung die Unterlagen enthalten sollen.
Notieren Sie die Antwort vor der Bestellung
Bitten Sie den Empfänger möglichst schriftlich, Dokumentart, Siegel, Zustellform, Sprache, zulässiges Höchstalter und die richtige Gesellschaft zu bestätigen. Dafür genügt eine kurze Nachricht mit diesen sechs Punkten; sie ist hilfreicher als die Frage „Welchen Auszug soll ich kaufen?“. Danach können Sie die Produktinformationen und den Gesamtpreis eines digital beglaubigten Auszugs prüfen. Über die Annahme entscheidet letztlich der Empfänger; seine Anforderungen können wir nicht an seiner Stelle festlegen.
Senden Sie diese Fragen an den Empfänger
- Welche Angaben möchten Sie nachweisen: Eintragung, Zeichnungsberechtigung, Finanzzahlen oder Historie?
- Muss das Dokument von der KVK beglaubigt sein?
- Akzeptieren Sie die digitale Original-PDF oder benötigen Sie einen Papierauszug im Original?
- Welche Dokumentsprache und welches Höchstalter gelten am Tag der Einreichung?
- Für welche juristische Person oder Niederlassung benötigen Sie den Nachweis (Name und KVK-Nummer)?
- Gelten für die Verwendung im Ausland zusätzliche Anforderungen an Übersetzung oder Legalisation?
Quellen und Prüfung
Inhalt geprüft am . Die Verfügbarkeit kann je nach Unternehmen variieren.