Déclaration de confidentialité
1. Qui traite vos données
KVK Uittreksel Aanvragen est un nom commercial de Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, Pays-Bas, immatriculée au registre du commerce néerlandais sous le numéro 14093828. Ecrivus International V.O.F. est le responsable du traitement des données traitées via kvkuittrekselaanvragen.nl.
Pour toute question sur vos données, vous pouvez nous joindre à info@kvkuittrekselaanvragen.nl.
Nous n'avons pas de délégué à la protection des données. Nous n'y sommes pas tenus : nous ne sommes pas une autorité publique et nous n'observons pas les personnes de manière systématique à grande échelle.
2. Quelles données nous traitons
De vous, en tant que personne qui commande
- Votre adresse électronique. Elle nous est nécessaire, car la chambre de commerce envoie l'extrait certifié directement à cette adresse.
- Votre adresse postale, uniquement si vous commandez un extrait papier : nom, le cas échéant raison sociale, adresse, code postal, localité et pays.
- Vos nom et adresse ou votre numéro au registre du commerce, si une facture complète est nécessaire.
- Le moment et l'adresse IP auxquels vous avez sollicité la livraison immédiate et renoncé à votre droit de rétractation.
- Le contenu de vos échanges avec nous par courriel ou par téléphone.
Sur l'entreprise que vous consultez
- Les données publiques du registre du commerce : nom, adresse, numéro au registre du commerce et numéro d'établissement. Nous les obtenons auprès de la chambre de commerce. S'il s'agit d'une entreprise individuelle, ce sont aussi des données à caractère personnel.
Sur votre commande
- Numéro de commande, produits choisis, quantité, langue du document, montants, l'état de la livraison et le numéro de référence que la chambre de commerce attribue à la commande.
- Le numéro de transaction de votre paiement chez Mollie, le moyen de paiement et l'état du paiement. Vos données de paiement elles-mêmes, telles que votre numéro de compte ou de carte, ne nous parviennent pas. Vous les saisissez chez Mollie.
Techniques
- Journaux du serveur avec adresse IP, moment, page demandée et type de navigateur.
- En cas d'échec de la commande automatisée, nous prenons une capture de l'écran de commande. Votre adresse électronique et les données de l'entreprise peuvent y figurer.
3. À quelles fins nous utilisons ces données, et sur quelle base
| Finalité | Données | Base |
|---|---|---|
| Exécuter votre commande et la passer auprès de la chambre de commerce | adresse électronique, adresse postale, données de l'entreprise, lignes de commande | exécution du contrat, art. 6, § 1, b, RGPD |
| Vous tenir informé et afficher la page de suivi | adresse électronique, état de la commande | exécution du contrat |
| Traiter votre question ou votre réclamation | coordonnées, données de commande | exécution du contrat |
| Facturer et tenir la comptabilité | nom ou numéro au registre du commerce, adresse, montants | obligation légale, art. 6, § 1, c, RGPD |
| Consigner que vous avez sollicité la livraison immédiate | moment, adresse IP | obligation légale et preuve, art. 6, § 1, c et f, RGPD |
| Protéger le site contre les usages abusifs et le trafic automatisé | adresse IP, caractéristiques techniques, vérification Turnstile | intérêt légitime, art. 6, § 1, f, RGPD |
| Détecter et résoudre les incidents | journaux du serveur, captures d'écran en cas d'échec | intérêt légitime |
Nous n'utilisons pas vos données pour établir un profil et nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
Nous ne vous envoyons aucune publicité par courriel sans que vous l'ayez demandée. Vous ne recevez de nous que des messages liés à votre commande : la confirmation, la facture, ce qu'il advient de votre commande et la réponse à votre question.
4. À qui nous communiquons vos données
La chambre de commerce. Pour la livraison, nous communiquons votre adresse électronique et, pour un extrait papier, votre adresse postale. Pour ce traitement, la chambre de commerce est responsable de son propre chef et non notre sous-traitant. Sans cette communication, la chambre de commerce ne peut pas vous livrer.
Mollie B.V. (Amsterdam) assure le paiement. Pour les données de paiement elles-mêmes, Mollie est responsable du traitement, car un prestataire de services de paiement a ses propres obligations légales.
Sous-traitants qui travaillent pour nous
| Partie | Pour quoi | Où se trouvent les données |
|---|---|---|
| Supabase | base de données et stockage des commandes et des documents | Francfort, Allemagne |
| Vercel | fonctionnement du site et de l'environnement de commande | région de Francfort |
| Resend | l'envoi de nos courriels | Union européenne |
| Microsoft 365 | notre boîte aux lettres et les courriels que vous nous adressez | Union européenne |
| Moneybird | factures et comptabilité | Pays-Bas |
| Cloudflare | vérification de sécurité contre le trafic automatisé (Turnstile) | réseau mondial |
Avec chacune de ces parties, nous avons conclu un contrat de sous-traitance précisant ce qu'elles peuvent faire de vos données.
Par ailleurs, nous communiquons des données lorsque la loi nous y oblige, par exemple à l'administration fiscale néerlandaise.
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les louons pas.
5. Transferts hors de l'Espace économique européen
Vos données sont stockées et traitées au sein de l'Espace économique européen. Plusieurs de nos sous-traitants appartiennent à des groupes disposant d'établissements hors de cet espace, de sorte qu'un accès depuis l'extérieur ne peut être totalement exclu — lors d'une maintenance, par exemple, ou lors de la résolution d'un incident.
Pour ces cas, le transfert repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance conclu avec cette partie, ainsi que sur les mesures complémentaires qui y sont convenues.
Si vous souhaitez savoir précisément ce qui a été convenu, demandez-le à info@kvkuittrekselaanvragen.nl.
6. Combien de temps nous conservons vos données
- Données de facturation et de comptabilité : sept ans. C'est l'obligation fiscale de conservation de l'article 52 de la loi générale néerlandaise sur les impôts d'État.
- Données de commande : 24 mois sous forme identifiable. Ensuite, nous les rendons non identifiables : votre adresse électronique est remplacée par une représentation chiffrée et l'adresse IP est effacée. Il reste la commande sans vous dedans.
- Le lien vers votre page de suivi : 90 jours. Ensuite le lien expire.
- Journaux du serveur : 30 jours.
- Captures d'écran d'une commande en échec : 90 jours. Elles existent pour résoudre un incident et sont supprimées ensuite.
- Courriels dans notre boîte aux lettres : 24 mois. Si une réclamation ou un litige est en cours, nous conservons cette correspondance jusqu'au règlement de l'affaire.
7. Vos droits
Vous avez le droit :
- de consulter les données que nous détenons sur vous ;
- de faire rectifier des données inexactes ;
- de faire effacer des données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver ;
- de faire limiter le traitement ;
- de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
- de recevoir vos données dans un format couramment utilisé ou de les faire transmettre.
Adressez votre demande à info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Nous répondons dans un délai d'un mois. Pour éviter de communiquer des données à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander votre numéro de commande ou l'adresse électronique avec laquelle vous avez commandé.
Si l'extrait comporte des données inexactes sur votre entreprise, nous ne pouvons pas les modifier. Ces données proviennent du registre du commerce et vous les modifiez auprès de la chambre de commerce.
Si vous êtes en désaccord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données : Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ La Haye, Pays-Bas.
8. Comment nous protégeons vos données
- Tout le trafic avec notre site est chiffré via https.
- Le lien vers votre page de suivi est signé et sa durée de vie est limitée. Notre base de données ne contient qu'une représentation chiffrée de ce lien, et non le lien lui-même.
- Il n'y a ni compte client ni mot de passe : il n'y a donc chez nous aucun mot de passe à dérober.
- L'ordinateur qui passe votre commande auprès de la chambre de commerce dispose de son propre accès restreint à la base de données et n'atteint pas tout.
- Seules les personnes qui traitent les commandes y ont accès.
9. Cookies
Nous n'utilisons pas de cookies de suivi et n'affichons donc aucune fenêtre de consentement. Ce qui est enregistré sur votre appareil figure dans notre politique en matière de cookies.
10. Modifications
Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre service ou notre manière de travailler change. La version en vigueur est toujours publiée sur kvkuittrekselaanvragen.nl.
Version du 7 septembre 2026.