Datenschutzerklärung
1. Wer Ihre Daten verarbeitet
KVK Uittreksel Aanvragen ist ein Handelsname von Ecrivus International V.O.F., Vliegveldweg 106, 6199 AD Maastricht-Airport, Niederlande, eingetragen im niederländischen Handelsregister unter der Nummer 14093828. Ecrivus International V.O.F. ist der Verantwortliche für die Daten, die über kvkuittrekselaanvragen.nl verarbeitet werden.
Für Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie uns unter info@kvkuittrekselaanvragen.nl.
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten. Dazu sind wir nicht verpflichtet: Wir sind keine Behörde und wir beobachten Menschen nicht systematisch in großem Umfang.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Von Ihnen als Besteller
- Ihre E-Mail-Adresse. Wir brauchen sie, denn die Handelskammer sendet den beglaubigten Auszug unmittelbar an diese Adresse.
- Ihre Postanschrift, nur wenn Sie einen Auszug auf Papier bestellen: Name, gegebenenfalls Firmenname, Anschrift, Postleitzahl, Ort und Land.
- Ihren Namen und Ihre Anschrift oder Ihre Handelsregisternummer, wenn eine vollständige Rechnung nötig ist.
- Den Zeitpunkt und die IP-Adresse, zu der Sie die sofortige Lieferung verlangt und auf Ihr Widerrufsrecht verzichtet haben.
- Den Inhalt Ihres E-Mail- oder Telefonkontakts mit uns.
Über das Unternehmen, das Sie abrufen
- Die im Handelsregister öffentlichen Daten: Name, Anschrift, Handelsregisternummer und Niederlassungsnummer. Diese holen wir bei der Handelskammer. Handelt es sich um ein Einzelunternehmen, sind das auch personenbezogene Daten.
Über Ihre Bestellung
- Bestellnummer, gewählte Produkte, Anzahl, Sprache des Dokuments, Beträge, den Status der Lieferung und die Referenznummer, die die Handelskammer der Bestellung gibt.
- Die Transaktionsnummer Ihrer Zahlung bei Mollie, die Zahlungsmethode und den Zahlungsstatus. Ihre Zahlungsdaten selbst, etwa Ihre Kontonummer oder Kartennummer, erreichen uns nicht. Diese geben Sie bei Mollie ein.
Technisch
- Serverprotokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufener Seite und Browsertyp.
- Bei einem Fehler in der automatisierten Bestellung erstellen wir eine Bildschirmaufnahme des Bestellbildschirms. Darauf können Ihre E-Mail-Adresse und die Unternehmensdaten stehen.
3. Wofür wir diese Daten nutzen, und auf welcher Grundlage
| Zweck | Daten | Grundlage |
|---|---|---|
| Ihre Bestellung ausführen und bei der Handelskammer aufgeben | E-Mail-Adresse, Postanschrift, Unternehmensdaten, Bestellzeilen | Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Sie auf dem Laufenden halten und die Statusseite zeigen | E-Mail-Adresse, Bestellstatus | Erfüllung des Vertrags |
| Ihre Frage oder Beschwerde bearbeiten | Kontaktdaten, Bestelldaten | Erfüllung des Vertrags |
| Rechnungen stellen und die Buchhaltung führen | Name oder Handelsregisternummer, Anschrift, Beträge | rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Festhalten, dass Sie sofortige Lieferung verlangt haben | Zeitpunkt, IP-Adresse | rechtliche Pflicht und Beweislage, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f |
| Die Website gegen Missbrauch und automatisierten Verkehr schützen | IP-Adresse, technische Merkmale, Turnstile-Prüfung | berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Störungen aufspüren und beheben | Serverprotokolle, Bildschirmaufnahmen bei Fehlern | berechtigtes Interesse |
Wir nutzen Ihre Daten nicht, um Sie zu profilieren, und wir treffen über Sie keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen.
Wir senden Ihnen keine Werbung per E-Mail, ohne dass Sie darum gebeten haben. Von uns erhalten Sie nur Nachrichten, die zu Ihrer Bestellung gehören: die Bestätigung, die Rechnung, was mit Ihrer Bestellung geschieht und die Antwort auf Ihre Frage.
4. An wen wir Ihre Daten weitergeben
Die Handelskammer. Für die Lieferung geben wir Ihre E-Mail-Adresse weiter, bei einem Auszug auf Papier Ihre Postanschrift. Für diese Verarbeitung ist die Handelskammer ein eigener Verantwortlicher und nicht unser Auftragsverarbeiter. Ohne diese Weitergabe kann die Handelskammer nicht an Sie liefern.
Mollie B.V. (Amsterdam) wickelt die Zahlung ab. Für die Zahlungsdaten selbst ist Mollie Verantwortlicher, denn ein Zahlungsdienstleister hat eigene gesetzliche Pflichten.
Auftragsverarbeiter, die für uns arbeiten
| Partei | Wofür | Wo die Daten stehen |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank und Speicherung von Bestellungen und Dokumenten | Frankfurt, Deutschland |
| Vercel | Betrieb der Website und der Bestellumgebung | Region Frankfurt |
| Resend | der Versand unserer E-Mail | Europäische Union |
| Microsoft 365 | unser Postfach und die E-Mail, die Sie uns senden | Europäische Union |
| Moneybird | Rechnungen und Buchhaltung | Niederlande |
| Cloudflare | Sicherheitsprüfung gegen automatisierten Verkehr (Turnstile) | weltweites Netz |
Mit jeder dieser Parteien haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, in dem steht, was sie mit Ihren Daten tun dürfen.
Darüber hinaus geben wir Daten weiter, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, etwa an die niederländische Steuerbehörde.
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und wir vermieten sie nicht.
5. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Ihre Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert und verarbeitet. Einige unserer Auftragsverarbeiter gehören zu Konzernen mit Niederlassungen außerhalb dieses Raums, wodurch ein Zugriff von außen nicht vollständig ausgeschlossen ist — beispielsweise bei Wartung oder beim Beheben einer Störung.
Für diese Fälle beruht die Übermittlung auf den Standardvertragsklauseln, die die Europäische Kommission dafür festgelegt hat, aufgenommen in den Auftragsverarbeitungsvertrag mit der jeweiligen Partei, und auf den dort vereinbarten zusätzlichen Maßnahmen.
Möchten Sie sehen, welche Vereinbarungen das genau sind, fordern Sie sie unter info@kvkuittrekselaanvragen.nl an.
6. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren
- Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: sieben Jahre. Das ist die steuerliche Aufbewahrungspflicht aus Artikel 52 des niederländischen Abgabengesetzes.
- Bestelldaten: 24 Monate zurückführbar. Danach machen wir sie unauflösbar: Ihre E-Mail-Adresse wird durch eine verschlüsselte Darstellung ersetzt und die IP-Adresse wird gelöscht. Übrig bleibt die Bestellung ohne Sie darin.
- Der Link zu Ihrer Statusseite: 90 Tage. Danach verfällt der Link.
- Serverprotokolle: 30 Tage.
- Bildschirmaufnahmen einer fehlgeschlagenen Bestellung: 90 Tage. Sie bestehen, um eine Störung zu beheben, und werden danach entfernt.
- E-Mail in unserem Postfach: 24 Monate. Läuft eine Beschwerde oder ein Streit, bewahren wir diese Korrespondenz auf, bis die Sache erledigt ist.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht:
- einzusehen, welche Daten wir von Ihnen haben;
- Daten berichtigen zu lassen, wenn sie nicht stimmen;
- Daten löschen zu lassen, soweit wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen;
- die Verarbeitung einschränken zu lassen;
- der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen;
- Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten oder übertragen zu lassen.
Senden Sie Ihren Antrag an info@kvkuittrekselaanvragen.nl. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um zu verhindern, dass wir Daten an die falsche Person geben, können wir Sie nach Ihrer Bestellnummer oder nach der E-Mail-Adresse fragen, mit der Sie bestellt haben.
Stehen im Auszug unrichtige Daten über Ihr Unternehmen, können wir diese nicht ändern. Diese Daten stammen aus dem Handelsregister und ändern Sie bei der Handelskammer.
Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Niederlande.
8. Wie wir Ihre Daten schützen
- Der gesamte Verkehr mit unserer Website läuft verschlüsselt über https.
- Der Link zu Ihrer Statusseite ist signiert und begrenzt haltbar. In unserer Datenbank steht nur eine verschlüsselte Darstellung dieses Links, nicht der Link selbst.
- Es gibt kein Kundenkonto und kein Passwort, also lässt sich bei uns auch kein Passwort entwenden.
- Der Rechner, der Ihre Bestellung bei der Handelskammer aufgibt, hat einen eigenen begrenzten Zugang zur Datenbank und kommt nicht an alles heran.
- Zugang zu Bestellungen haben nur die Mitarbeitenden, die Bestellungen bearbeiten.
9. Cookies
Wir verwenden keine Tracking-Cookies und zeigen daher kein Einwilligungsfenster. Was auf Ihrem Gerät gespeichert wird, steht in unserer Cookie-Richtlinie.
10. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienstleistung oder unsere Arbeitsweise ändert. Die geltende Fassung steht immer auf kvkuittrekselaanvragen.nl.
Fassung vom 7. September 2026.